CEO yang bersumpah untuk 'memecat siapa pun yang tidak menggunakan AI' mengakui bahwa teknologi tersebut tidak dapat menggantikan asisten eksekutifnya seiring berkembangnya peran tersebut

Dengan jumlah mereka yang sudah menurun, para sekretaris dan asisten administrasi menghadapi ancaman yang semakin besar: alat kecerdasan buatan seperti ChatGPT dan Claude yang dapat menyelesaikan sebagian beban kerja mereka hanya dengan satu ketukan.

Data proyeksi ketenagakerjaan memberikan gambaran suram bagi profesi yang didominasi wanita ini, yang mungkin sangat rentan terhadap perpindahan pekerjaan akibat AI dibandingkan dengan angkatan kerja secara keseluruhan. Namun, beberapa admin justru merangkul teknologi ini — dan bahkan menggunakannya sebagai alat untuk maju.

Deanna Danger, 43 tahun, telah bekerja di peran administratif sejak 2003. Ia mengatakan bahwa beradaptasi dan tetap unggul adalah bagian kunci dari perannya yang terus berubah, dan AI tidak terkecuali.

“Yang Anda lakukan hanyalah harus berevolusi,” katanya.

Danger mulai menggunakan AI secara profesional pada tahun 2022, belajar melalui eksperimen dan kolaborasi dengan sesama admin. Saat ini, ia tidak lagi mencatat selama rapat — ia telah mengatur Copilot dan ChatGPT untuk melakukannya. Hal itu membebaskannya untuk “benar-benar berpartisipasi dalam rapat, dan tidak hanya khawatir memastikan saya mengetik semua yang dikatakan,” kata Danger, asisten eksekutif untuk chief information officer di Vanderbilt University. “Jujur, apa yang dulu memakan waktu berjam-jam, kini saya selesaikan dalam waktu kurang dari lima menit.”

Bagaimana — dan sejauh mana — AI mungkin membentuk ulang profesinya masih harus dilihat, tetapi pekerjaan untuk asisten administrasi dan sekretaris telah menurun selama beberapa dekade. Pada tahun 2004, sekitar 3,5 juta orang bekerja dalam peran ini — hampir 97% di antaranya adalah wanita, menurut data Current Population Survey. Dua puluh tahun kemudian, angka tersebut turun menjadi 2,1 juta — meskipun terjadi pertumbuhan angkatan kerja secara keseluruhan pada periode yang sama. Dan kecuali untuk sekretaris medis dan asisten administrasi — sebuah kategori yang diproyeksikan tumbuh 4% pada tahun 2034 berkat pertumbuhan industri perawatan kesehatan — para ekonom di U.S. Bureau of Labor Statistics memprediksi penurunan yang berkelanjutan dalam profesi ini.

Tingkat pengangguran untuk pekerja dukungan kantor dan administrasi — kategori yang lebih luas yang juga mencakup petugas akuntansi, pekerja layanan pos, dan lainnya — naik menjadi 4% dibandingkan 3,6% pada Juni tahun lalu, menurut data Departemen Tenaga Kerja yang dirilis pada hari Kamis, meskipun tingkat tersebut tetap lebih rendah dari tingkat pengangguran secara keseluruhan.

“Cerita keseluruhan dalam pekerjaan kantor dan admin dari sudut pandang proyeksi untuk beberapa siklus terakhir adalah tentang teknologi peningkat produktivitas, yang membatasi permintaan tenaga kerja,” kata Emily Rolen, ekonom utama untuk divisi proyeksi ketenagakerjaan di BLS. Kemajuan teknologi — pemrosesan kata, transkripsi ucapan-ke-teks, alat penjadwalan, dan aplikasi — masing-masing telah mengubah tugas para profesional administratif dan berkontribusi pada penurunan secara keseluruhan.

Pekerja klerikal dan administratif mungkin lebih terpapar pada perpindahan pekerjaan akibat AI dibandingkan profesional lainnya karena mereka “kurang memiliki kapasitas adaptif akibat tabungan yang terbatas, usia lanjut, peluang lokal yang langka, dan/atau kumpulan keterampilan yang sempit,” menurut laporan Brookings Institution yang diterbitkan pada bulan Januari. Sekitar 86% dari 6 juta pekerja ini adalah wanita.

Memang, lebih banyak sekretaris dan asisten administrasi yang berusia 55 tahun ke atas dibandingkan dengan angkatan kerja secara keseluruhan (34% vs. 23%), upah median lebih rendah daripada semua pekerja AS ($47.460 vs. $49.500), dan ijazah sekolah menengah cukup untuk banyak peran tingkat pemula.

Namun, apa yang tidak ditangkap oleh data ketenagakerjaan — seperti yang dicatat oleh laporan Brookings — adalah kemampuan individu untuk menavigasi lingkungan yang berubah, termasuk asisten administratif seperti Danger, yang mengatakan bahwa mereka “jauh lebih mampu daripada yang orang pikirkan.”

Danger mengadakan obrolan kopi virtual dwimingguan untuk rekan-rekan melalui American Society of Administrative Professionals, sebuah kelompok profesional yang menyatakan melayani sekitar 132.000 anggota. Peserta dalam sesi bulan Mei membagikan kasus penggunaan AI mereka: membuat selebaran, mencari restoran untuk acara eksekutif, membuat teks untuk akun media sosial perusahaan, menyusun bahasa prosedur operasi standar, dan banyak lagi.

Namun, terlepas dari suasana antusiasme secara keseluruhan, beberapa peserta mengangkat kekhawatiran, termasuk keamanan data dan kurangnya regulasi AI. Yang lain menekankan bahwa AI tidak bisa, dan tidak akan, menggantikan kecerdasan emosional dan keterampilan membangun hubungan yang menjadi ciri khas admin yang sukses.

Fiona Young, pendiri Carve, sebuah bisnis yang berfokus pada pelatihan asisten eksekutif tentang AI, mengatakan ia telah melihat “pergeseran besar dalam permintaan” untuk layanannya sejak 2023. Young, yang juga mantan asisten eksekutif, mengatakan ia telah memberikan pelatihan AI kepada para profesional administratif secara global, termasuk di Google, Amazon, Uber, Salesforce, dan LinkedIn. Dalam pengalamannya, pemberi kerja ingin staf dapat memanfaatkan AI — “bukan hanya memahaminya secara sekilas, tetapi benar-benar menggunakannya sebagai bagian integral dari cara orang bekerja setiap hari,” katanya.

Oana Manolache mengambil sikap yang bahkan lebih kuat. Pendiri dan CEO Sequel.io, sebuah platform yang memungkinkan perusahaan mengadakan webinar di situs web mereka sendiri, menulis dalam sebuah postingan LinkedIn tahun lalu: “Saya akan memecat siapa pun yang tidak menggunakan AI.”

Namun bahkan Manolache mengatakan AI tidak bisa menggantikan asisten eksekutifnya, Stephanie Martinez.

Manolache mengatakan Martinez menggunakan AI untuk “membebaskan dirinya” dari tugas-tugas seperti mencatat dan persiapan rapat untuk fokus pada “pekerjaan manusia” dalam membangun konektivitas tim, membuat keputusan, memahami hubungan para eksekutif dengan pemangku kepentingan, dan berkomunikasi sesuai dengan itu.

Mungkin AI bisa menggantikan asisten “tradisional”, tetapi “itu tidak menggantikan apa yang dilakukan asisten eksekutif sekarang karena perannya telah berevolusi,” kata Manolache.

Martinez bekerja jarak jauh dari El Salvador melalui Viva Talent, yang — dalam contoh lain dari lanskap peran yang berubah — melatih dan mencocokkan asisten dari Amerika Latin dan Selatan terutama dengan perusahaan teknologi berbasis di AS.

“Orang-orang yang benar-benar ingin sukses dalam peran ini memiliki peluang yang sangat besar,” kata Manolache. “Orang ini memiliki akses ke informasi di seluruh organisasi.”

Misalnya, ketika perusahaan bertujuan untuk mendorong lebih banyak ulasan pelanggan di platform ulasan perangkat lunak, Martinez, yang mengelola sebagian besar faktur dan penagihan, mendekati masalah ini secara inovatif. Ia memanfaatkan AI untuk menyaring semua komunikasi pelanggan, menentukan kandidat yang baik untuk ulasan, dan menyusun email penawaran. Tanpa AI, “akan memakan waktu sangat lama baginya untuk melakukan ini,” kata Manolache, seraya menambahkan bahwa hal itu juga membebaskan Martinez untuk “berpikir kreatif.”

Kebebasan untuk menerapkan AI secara strategis sama pentingnya dengan pendidikan dan pelatihan, karena banyak asisten yang tertarik untuk mengadopsi AI tetapi tidak memiliki kapasitas waktu untuk menerapkannya, kata Melissa Peoples, seorang pelatih asisten eksekutif berbasis di Austin, Texas, dan mantan asisten eksekutif C-suite.

Dinamika gender memperumit tantangan tersebut dalam industri yang didominasi oleh wanita yang sering dipasangkan dengan pemimpin pria, kata Peoples.

“Anda melihat mereka yang menjadi pengadopsi awal, dan sangat sukses, dan bermitra dengan para eksekutif yang benar-benar memberdayakan, dan dapat melakukan semua hal ini,” katanya. “Dan kemudian Anda melihat sisi lain dari ini, di mana secara harfiah para asisten diberitahu, ‘Kamu tidak cukup pintar untuk berada di ruangan ini. Bawakan saja kopiku.’”

Dengan pelatihan AI yang efektif, Peoples mengatakan para admin dapat “menemukan suara mereka” dan “memiliki dampak yang lebih tinggi sehingga mereka terlindungi dari apa yang akan terjadi seiring AI agen menjadi lebih umum dan lebih mudah diakses.” 

Cerita ini awalnya dimuat di Fortune.com