CEO-ul care a jurat să ‘concedieze pe oricine nu folosește AI’ recunoaște că tehnologia nu poate înlocui asistentul său executiv pe măsură ce rolul evoluează

Cu numărul lor deja în scădere, secretarele și asistenții administrativi se confruntă cu o altă amenințare în creștere: instrumentele de inteligență artificială precum ChatGPT și Claude, care pot realiza aspecte ale sarcinilor lor de lucru cu o singură atingere.

Datele privind prognoza ocupării forței de muncă oferă o perspectivă sumbră pentru această profesie dominată de femei, care poate fi deosebit de vulnerabilă la înlocuirea locurilor de muncă cauzată de IA în comparație cu restul forței de muncă. Dar unii administratori îmbrățișează tehnologia — și chiar o folosesc ca instrument pentru a avansa.

Deanna Danger, în vârstă de 43 de ani, lucrează într-un rol administrativ din 2003. Ea spune că adaptarea și menținerea înaintea tendințelor sunt o parte cheie a rolului său în continuă schimbare, iar IA nu face excepție.

„Tot ce trebuie să faci este să evoluezi”, spune ea.

Danger a început să folosească IA în mod profesional în 2022, învățând prin experimentare și colaborare cu alți administratori. Astăzi, nu mai ia notițe în timpul ședințelor — a configurat Copilot și ChatGPT să facă acest lucru pentru ea. Acest lucru i-a eliberat timp pentru a „participa efectiv la ședințe și nu doar să mă îngrijorez să mă asigur că am tastat tot ce s-a spus”, spune Danger, asistent executiv al directorului de informații de la Universitatea Vanderbilt. „Sincer, ceea ce înainte îmi lua ore întregi, acum termin în mai puțin de cinci minute.”

Cum — și în ce măsură — ar putea IA să remodeleze această profesie rămâne de văzut, dar locurile de muncă pentru asistenții administrativi și secretare sunt în scădere de decenii. În 2004, aproximativ 3,5 milioane de oameni lucrau în acest rol — aproape 97% dintre ei fiind femei, conform datelor din Current Population Survey. Douăzeci de ani mai târziu, acel număr a scăzut la 2,1 milioane — în ciuda creșterii generale a forței de muncă în aceeași perioadă. Și, cu excepția secretarelor medicale și a asistenților administrativi — o categorie care se preconizează că va crește cu 4% până în 2034, datorită dezvoltării industriei sanitare — economiștii de la Biroul de Statistică a Muncii din SUA prevăd o scădere continuă a profesiei.

Rata șomajului pentru lucrătorii din suportul de birou și administrativ — o categorie mai largă care include și funcționari contabili, lucrători din serviciile poștale și alții — a crescut la 4%, comparativ cu 3,6% în iunie anul trecut, conform datelor Departamentului Muncii publicate joi, deși acest nivel rămâne mai scăzut decât rata generală a șomajului.

„Povestea generală în ocupațiile de birou și administrative, din perspectiva proiecțiilor pentru ultimele câteva cicluri, a fost una a tehnologiilor care sporesc productivitatea, limitând cererea de forță de muncă”, a declarat Emily Rolen, economist șef pentru divizia de proiecții ale ocupării forței de muncă din cadrul BLS. Progresele tehnologice — procesarea textelor, transcrierea vorbire-text, instrumentele și aplicațiile de programare — au transformat fiecare dintre ele sarcinile profesioniștilor administrativi și au contribuit la declinul general.

Lucrătorii clericali și administrativi pot fi mai expuși la înlocuirea locurilor de muncă cauzată de IA decât alți profesioniști deoarece „le lipsește capacitatea de adaptare din cauza economiilor limitate, vârstei înaintate, oportunităților locale puține și/sau a seturilor de competențe restrânse”, conform unui raport al Brookings Institution publicat în ianuarie. Aproximativ 86% dintre acești 6 milioane de lucrători sunt femei.

Într-adevăr, mai multe secretare și asistenți administrativi au 55 de ani și peste comparativ cu ansamblul forței de muncă (34% față de 23%), salariul median este mai mic decât cel al tuturor lucrătorilor din SUA (47.460 USD față de 49.500 USD), iar diploma de liceu este suficientă pentru multe roluri de nivel entry-level.

Dar ceea ce datele despre forța de muncă nu surprind — așa cum se menționează în raportul Brookings — este capacitatea individului de a naviga într-un mediu în schimbare, inclusiv asistenții administrativi precum Danger, care spun că „sunt mult mai capabili decât cred oamenii”.

Danger găzduiește o discuție virtuală la o cafea bilunială pentru colegi prin intermediul Societății Americane a Profesioniștilor Administrativi, un grup profesional care afirmă că deservește aproximativ 132.000 de membri. Participanții la o sesiune din mai și-au împărtășit cazurile de utilizare a IA: crearea de fluturași, căutarea de restaurante pentru evenimente executive, elaborarea de legendele pentru conturile de social media ale angajatorilor, redactarea limbajului pentru procedurile operaționale standard și altele.

Dar, în ciuda atmosferei generale de entuziasm, unii participanți au ridicat îngrijorări, inclusiv privind securitatea datelor și lipsa reglementării IA. Alții au subliniat că IA nu poate și nu va înlocui inteligența emoțională și abilitățile de construire a relațiilor, care sunt trăsături definitorii ale unui administrator de succes.

Fiona Young, fondatoarea Carve, o afacere axată pe formarea asistenților executivi în utilizarea IA, spune că a observat „o schimbare masivă a cererii” pentru serviciile sale din 2023. Young, fost asistent executiv, spune că a oferit formare în IA profesioniștilor administrativi la nivel global, inclusiv la Google, Amazon, Uber, Salesforce și LinkedIn. Din experiența ei, angajatorii doresc ca personalul să poată valorifica IA — „nu doar să o înțeleagă vag, ci să o folosească efectiv ca parte integrantă a modului în care oamenii lucrează în fiecare zi”, spune ea.

Oana Manolache adoptă o poziție și mai fermă. Fondatoarea și CEO-ul Sequel.io, o platformă care permite companiilor să găzduiască webinaruri pe propriile site-uri, a scris într-o postare pe LinkedIn anul trecut: „Voi concedia pe oricine nu folosește IA.”

Dar chiar și Manolache spune că IA nu ar putea să-și înlocuiască asistentul executiv, Stephanie Martinez.

Manolache spune că Martinez folosește IA pentru a se „elibera” de sarcini precum luarea de notițe și pregătirea ședințelor, pentru a se concentra pe „munca umană” de construire a conectivității echipei, de luare a deciziilor, de înțelegere a relațiilor executivilor cu părțile interesate și de comunicare corespunzătoare.

Poate că IA ar putea suplini asistentul „tradițional”, dar „nu înlocuiește ceea ce face acum un asistent executiv, pe măsură ce rolul a evoluat”, spune Manolache.

Martinez lucrează de la distanță din El Salvador prin Viva Talent, care — într-un alt exemplu al peisajului în schimbare pentru acest rol — formează și asociază asistenți din America Latină și de Sud în principal cu companii tehnologice cu sediul în SUA.

„Oamenii care vor cu adevărat să aibă succes în acest rol au o oportunitate imensă”, spune Manolache. „Această persoană are acces la informații din întreaga organizație.”

De exemplu, atunci când compania a vizat obținerea mai multor recenzii ale clienților pe o platformă de recenzii de software, Martinez, care gestionează majoritatea facturilor și a facturărilor, a abordat problema în mod inovator. Ea a folosit IA pentru a cerne toate comunicările cu clienții, a identifica candidații buni pentru recenzii și a redacta e-mailuri de contact. Fără IA, „i-ar fi luat atât de mult timp să facă acest lucru”, spune Manolache, adăugând că acest lucru a eliberat-o pe Martinez pentru a „gândi creativ”.

Această libertate de a implementa strategic IA este la fel de importantă ca educația și formarea, deoarece mulți asistenți sunt interesați să adopte IA, dar le lipsește capacitatea de a-l integra, spune Melissa Peoples, un coach de asistenți executivi cu sediul în Austin, Texas, și fost asistent executiv în C-suite.

Dinamica de gen complică această provocare într-o industrie dominată de femei care sunt adesea asociate cu lideri de sex masculin, spune Peoples.

„Îi vezi pe cei care sunt adoptatori timpurii, care se descurcă excelent, care fac echipă cu executivi cu adevărat împuternicitori și care pot face toate aceste lucruri”, spune ea. „Și apoi vezi cealaltă parte a acestei situații, unde literalmente asistenților li se spune: „Nu ești suficient de deștept să fii în sală. Adu-mi doar cafeaua.””

Cu o formare eficientă în IA, Peoples spune că administratorii pot „să-și găsească vocea” și „să aibă un impact mai mare, astfel încât să fie protejați împotriva a ceea ce se va întâmpla pe măsură ce IA agentică devine mai comună și mai ușor accesibilă”. 

Acest articol a fost publicat inițial pe Fortune.com